--Dla Podatnika

Porady dla użytkowników kas fiskalnych

Kasa fiskalna w firmie to dodatkowe obowiązki. Trzeba wydawać paragony, drukować raporty, pamiętać o obowiązkowych przeglądach. Warto jednak zainstalować ją w terminie i dopełnić wszystkich związanych z tym formalności. W przeciwnym razie straci się prawo do ulgi przysługującej z tytułu jej zakupu.

Ważne rozporządzenie

Kasę rejestrującą (potocznie zwaną fiskalną) muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom detalicznym, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki ogólny obowiązek wynika z ustawy o VAT. Szczegółowe zasady określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930 ze zm.). Tam też wymienione są wyjątki – kiedy przedsiębiorcy nie muszą instalować urządzeń fiskalnych. Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których sprzedaż detaliczna nie przekracza 40 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT). Zwolnienie to traci moc po upływie dwóch miesięcy – licząc od pierwszego dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym sprzedaż przekroczyła ten limit. Niższy limit obowiązuje nowe firmy, czyli w pierwszym roku prowadzenia działalności. Wynosi on wtedy 20 tys. zł, a zwolnienie obowiązuje tylko do dnia przekroczenia tej kwoty.

Kas fiskalnych nie muszą także posiadać niektórzy podatnicy opłacający podatek dochodowy w formie karty podatkowej (np. ślusarze, mechanicy maszyn rolniczych, szewcy), o ile nie zatrudniają pracowników (z wyjątkiem małżonka). To nie wszystkie zwolnienia. Także firmy sprzedające towary w systemie wysyłkowym (pocztą, lub przesyłkami kurierskimi), za które zapłata w całości następuje za pośrednictwem poczty lub banku na rachunek bankowy podatnika, nie mają obowiązku stosowania urządzeń fiskalnych. Z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcję powinno jednak wynikać, jakiej konkretnie dostawy zapłata dotyczyła. Ponadto powinny one pozwalać na ustalenie danych (w tym adresu) osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego, którym wysłano towary. Paragonów nie muszą także drukować automaty do sprzedaży towarów. Bez względu na wysokość obrotów zwolnieni z obowiązku posiadania kas są przedsiębiorcy działający w niektórych branżach. Firmy, w których ponad 70 proc. przychodów pochodzi np. z działalności: kurierskiej, ochroniarskiej, lub sprzątania obiektów, nie muszą instalować urządzeń fiskalnych. Wskaźnik ten oblicza się na podstawie obrotów ze sprzedaży detalicznej (czyli tej, która co do zasady podlega ujęciu w kasie) w roku poprzednim.

Kiedy trzeba kupić kasę

Ulgę z tytułu kupna kasy możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mogą to zrobić w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą. Zasadą jest, że odliczenie w danym okresie rozliczeniowym (miesiącu, kwartale) nie może być wyższe od kwoty różnicy między VAT należnym a naliczonym. Gdy VAT naliczony jest większy lub równy kwocie podatku należnego, możemy otrzymać zwrot nierozliczonej wcześniej kwoty ulgi. Z tym że wdanym okresie rozliczeniowym kwota zwrotu nie może przekroczyć równowartości:

Warunkiem skorzystania z ulgi jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących, które podatnik zamierza stosować, i miejscu (adresie) ich używania. Trzeba to zrobić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. Przedsiębiorcy, którzy zamierzają stosować do ewidencjonowania jedną kasę rejestrującą, mogą złożyć zgłoszenie na formularzu zawiadomienia o miejscu instalacji kasy rejestrującej. Ale tylko wtedy, gdy zawiadomienie to jest składane przed dniem, od którego podatnik musi stosować kasę. Aby skorzystać z tego uproszczenia, trzeba więc dokonać fiskalizacji kasy co najmniej kilka dni przed obowiązkowym terminem jej wprowadzenia.

Jeżeli chcesz skorzystać z odpisu (50% wartości netto kasy, lecz nie więcej niż 2500 zł.) musisz: być właścicielem kasy (nie skorzysta z ulgi podatnik nabywający kasę w drodze leasingu, dzierżawy, użyczenia lub odkupienia od firmy nie upoważnionej do sprzedaży kas), posiadać dowód zapłaty całej należności, posiadać kasę z homologacją MF, przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosić oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas, w ciągu 7 dni od ufiskalnienia powiadomić U.S. o ufiskalnieniu kasy, użytkować kasy zgodnie z przepisami.

Jeżeli używasz kas niezgodnie z obowiązującymi przepisami, pamiętaj, że grozi Ci: utrata prawa do odliczenia 50% wartości kasy, utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów I usług, grzywna do 25 000 zł przewidziana Ustawą Karną Skarbową.

Jeżeli zaprzestajesz użytkowania kasy w okresie do 3 lat (z powodu likwidacji firmy, kradzieży kasy, zniszczenia kasy itp.) masz obowiązek zwrócić odpis.

Przed terminem ufiskalnienia kasy napisz do U.S. oświadczenie dotyczące ilości kas i miejsc ich instalacji (adresy). Pamiętaj, że przy większej ilości kas możesz rozłożyć to na raty (1/5 kas miesięcznie w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych).

Aby uzyskać odpis musisz o fakcie ufiskalnienia kasy powiadomić U.S. w ciągu 7 dni na druku „Zgłoszenie Podatnika”

Gdy przedsiębiorca nie rozlicza VAT

Z ulgi na zakup kasy mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT, oraz zwolnieni podmiotowo od tego podatku (ze względu na niewielkie obroty). W tym celu muszą złożyć wniosek o zwrot do urzędu skarbowego (patrz ramka). Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Zwrot ulgi

Obowiązek zwrotu powstaje z upływem ostatniego dnia miesiąca lub kwartału, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot, i tylko w stosunku do tych kas, których te okoliczności dotyczą. Ulgę należy zwrócić nie później niż w terminie rozliczenia VAT za ten miesiąc lub kwartał. Podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo lub wykonujący wyłącznie czynności zwolnione zwracają kwotę ulgi nie później niż do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające zwrot.

Prowadząc sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej sprzedający masz obowiązek: wydać oryginał paragonu kupującemu, na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny (nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży następnego dnia na koniec miesiąca wykonać raport fiskalny za okres miesięczny zlecać serwisowi co 6 miesięcy wykonanie przeglądu technicznego kasy przechowywać w odpowiednich warunkach raporty i kopie paragonów (przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego.

Paragon powinien zawierać: nazwisko (nazwę) podatnika, adres punktu sprzedaży, numer identyfikacji podatkowej, nazwy sprzedawanych towarów i usług, ceny jednostkowe towarów i usług, wartość sprzedaży, stawki podatku, kwotę należności.

Jeżeli klient rezygnuje z zakupu to przed zakończeniem sprzedaży, czyli naciśnięciem klawisza GOTÓWKA (CZEK, KREDYT) możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon (STORNO).

Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Możesz jednak klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy spisać tzw. „protokół zwrotu towaru” dołączając oryginał paragonu od klienta, na odwrocie którego umieszczamy dane osobowe klienta i podpis.

Jesteś zobowiązany do wystawienia faktury na życzenie klienta pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, który należy dołączyć do kopii faktury. Przedsiębiorcy powinni także weryfikować poprawność pracy kasy (sprawdzając np., czy nazwy towarów i usług zostały prawidłowo zaprogramowane i właściwie przyporządkowane do stawek VAT). O każdej nieprawidłowości należy niezwłocznie powiadomić serwis. Nawet jeśli żadne awarie nie wystąpią, co roku trzeba wykonać przegląd techniczny. Naruszenie tego obowiązku oznacza konieczność zwrotu ulgi.

Kontrola kas rejestrujących – kontrola kas fiskalnych przez urzędnika U.S. polega na sprawdzeniu: stanu technicznego kasy, plomb, prawidłowości obsługi klienta (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), dobowego raportu fiskalnego, zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy I ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), numeru: fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego (po nadaniu nr ewidencyjnego przez U.S. należy zapisać go trwale na kasie w widocznym miejscu). książki serwisowej (musi być zawsze przy kasie).

Stosuj jedynie papier z atestem! Kupując papier słabej jakości np: pylący, zwiększasz koszty eksploatacji kasy – konieczność dodatkowej konserwacji drukarki, kupując papier termiczny bez atestu, nie masz gwarancji przechowania raportów i wydruków przez 5 lat.

Przegląd techniczny kasy – jeżeli odzyskałeś utraconą kasę, przed ponownym zastosowaniem musisz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

Przechowywanie dokumentów kasowych

W dużych firmach bardzo uciążliwy jest obowiązek drukowania wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie papierowej z rolki. Kopie dokumentów kasowych trzeba przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych zadany okres, co oznacza, że np. w supermarketach gromadzą się ich ogromne ilości. Dlatego przepisy przewidują możliwość ich przechowywania w formie elektronicznej. Mogą tak robić tylko te firmy, które w roku ubiegłym wydały więcej niż 100 tys. paragonów. Nawet one muszą jednak przechowywać wydrukowane przez kasę rejestrującą papierowe kopie dokumentów przez co najmniej 6 miesięcy od dnia ich wydruku, nie krócej jednak niż do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dotyczącego okresu, w którym wydrukowano te dokumenty kasowe.

Tak. Na podstawie § 4 pkt 5 lit. a rozporządzenia ministra finansów w sprawie kas rejestrujących od 1 września 2006 r. zwolnień z obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się – bez względu na wysokość osiąganych obrotów – przy dostawie sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, z wyłączeniem lamp elektronowych i innych elementów elektronicznych oraz części do aparatów i urządzeń do operowania dźwiękiem i obrazem, anten (ex PKWiU 32). Zgodnie z klasyfikacją PKWiU pod symbolem 32.20.20-20.13 znajdują się aparaty telefoniczne powszechnego użytku dla telefonii komórkowej. Firma zajmująca się sprzedażą telefonów komórkowych musi więc posiadać kasę fiskalną bez względu na wysokość obrotów (interpretacja Urzędu Skarbowego w Grudziądzu z 29 września 2006 r., USI/443-347/60/06).

Nie. § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych zwalnia z obowiązku ewidencjonowania podatników, u których kwota obrotu na rzecz klientów detalicznych nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 40 tys. zł i jeżeli wcześniej nie powstał wobec nich obowiązek ewidencjonowania. § 4 pkt 7 rozporządzenia mówi, że zwolnień od obowiązku ewidencjonowania nie stosuje się bez względu na wysokość osiąganych obrotów przy dostawie nagranych, z zapisanymi danymi lub zapisanymi pakietami oprogramowania komputerowego (w tym również sprzedawanymi łącznie z licencją na użytkowanie): płyt CD, DVD, kaset magnetofonowych, taśm magnetycznych (w tym kaset wideo), dyskietek, kart pamięci, kartridży. Jednak w myśl art. 7 ust. 1 ustawy o VAT przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel. Wypożyczanie płyt jest natomiast usługą, której wykonywanie nie oznacza bezwzględnej konieczności instalacji kasy. Zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania nie wyłącza także sprzedaż płyt czystych. Zatem jeżeli obroty firmy nie przekraczają 40 tys. zł, nie musi ona prowadzić ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej (interpretacja Drugiego Urzędu Skarbowego w Kaliszu z 31 sierpnia 2006 r., DPE-P/4430-10/06).

Kradzież kasy to podwójna strata

Powyższe opracowanie nie jest aktem prawnym, służy jedynie do celów informacyjnych i nie uwzględnia wszystkich przypadków. Zainteresowanych odsyłamy do odpowiednich aktów prawnych: art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, zwanej dalej ustawą o VAT (Dz.U. nr 11, poz. 50), Rozporządzenie Ministerstwa Finansów z dnia 23 grudnia 2002 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 234, poz. 1971), a także Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników.